TELLMANN Østensjøveien 36 N-0667 Oslo
(+47) 22 700 820
Digitaliseringsprosjekter: Når ting går galt

Digitaliseringsprosjekter: Når ting går galt

Postet  av   den 12.05.2017 

Norges Idrettsforbund hadde en visjon om en felles portal hvor idrettslagene skulle få tilgang til gode løsninger. Konklusjonen fra granskningsrapporten i etterkant er ikke nådig; mangel på digital strategi, mangel på kundefokus og mangel på en bærekraftig finansieringsmodell.

Helse Sør-Øst bestemte seg for å offshore drift av kritiske pasientsystemer til en leverandør med en utenlandsk driftsmodell. Sterke krefter kom i sving for å bevare arbeidsplasser, og korthuset faller når huset begynner å riste. Sitter du med en klump i magen, og tenker at dette fort også kan gjelde deg og ditt prosjekt? Vi gir deg noen klare anbefalinger på hvordan du navigerer i risikofylt farvann.

I 2016 publiserte Universitetet i Agder en større undersøkelse som konkluderte med at prosjekt som arbeidsmetodikk har økt kraftig i omfang, og at norske ansatte i snitt nå bruker nær 33 % av sin totale arbeidstid på prosjektarbeid. Dette er en økning på 25 % siden 2010. Endringstakten i samfunnet vårt er derfor økende, og dette utløser samtidig behov for økt prosjektkompetanse og ikke minst prosjektleder¬/ prosjekteier-kompetanse. Særlig gjelder dette innen Digitaliseringsprosjekter, der kompleksiteten øker gjennom at teknisk infrastruktur, it-arkitektur, integrasjoner og samordning av systemer, skal understøtte nye forretningsmodeller.

I Tellmann blir vi bedt om å delta i prosjekter som har en god grunntanke, men som viser seg å være en buss ut av perrongen uten en klar rutehenvisning eller med de riktige personene om bord. Til å begynne med blir klienter overrasket når vi pent må be de om å rygge tilbake, før vi går med på å ta del i prosjektet. Men når de forstår poenget med et klart prosjektmandat og behovet for riktig forankring, så blir tilliten tilsvarende større. Å rygge tilbake noen få meter er uansett mer hyggelig enn en real bomtur med millioner i overskridelser og hoder som ruller.

Her er våre konkrete råd til deg som vurderer å sette i gang digitale prosjekter:

  1. Utred og dokumenter formålet med prosjektet! Mange har gode forslag, og det er lett å kaste seg uti arbeidet med begeistring og pågangsmot. Men det hjelper ikke stort dersom brukerne/kundene ikke ser verdien. Sett brukerne først og involver disse i utviklingsarbeidet.
  2. Løft ansvaret for forretningsorienterte prosjekter ut av IT-avdelingen! De fleste prosjekter har en form for digital tilpasning ved seg, men det betyr ikke at IT-avdelingen bør lede prosjekter. Prosjekteierskapet bør ligge i den enheten som oppnår størst effekt av sluttresultatet.
  3. Etabler en styringsgruppe forankret i selskapets ledelse! Det syndes i mange prosjekter med å unnlate å etablere nødvendig styringsstruktur. I begynnelsen av prosjekter er alt fryd og gammen, og styringsgruppe blir sett på som unødvendig. Når problemene begynner å komme, så er det alt for sent. En effektiv styringsgruppe avdekker risiko tidlig, og navigerer prosjektet ut av risikosoner. Inviter leverandører med viktig leveranseansvar inn i styringsgruppen, de må også føle leveranseansvar.
  4. Ha fokus på Scope (prosjektomfang), Tidsskjema, Økonomi og Risiko! Disse 4 elementene må være sentral i all rapportering som foretas av prosjektet. Og ikke minst; de henger sammen. Utvider du scope, utvides også gjerne tid og kostnadsramme. Vær derfor nøye med å spesifisere prosjektomfanget.
  5. Knytt til deg en objektiv partner! «Det er ikke lett å se Skogen for bare trær», er det et ordtak som heter. På samme måte er det ikke lett å se stoppfaktorer eller potensielle risikoområder i egen virksomhet. Velg en partner som tør å si ifra når varsellampene begynner å lyse, og som kan være din våpendrager mot leverandører som ikke oppfyller forventninger.
  6. Skap begeistring – og skap trygghet! Positiv energi og «Alle skal med» er viktig for å bygge motivasjon i prosjekter. Samtidig skaper dette rom for uformelle ledere som ofte allierer seg med ansatte som er redde for sin tilværelse. Ikke avfei de som kommer med kritiske spørsmål, men involver disse i større grad enn tidligere.

I vår nye digitale verden, definert som den 4. industrielle revolusjon, holder det ikke å sitte stille å observere utviklingen. Du må kaste deg uti det. Det er som med alt annet i livet; du kan ikke være redd for å falle dersom du skal lære å gå.

Lykke til!

Bjørn Inge Dalen, Assosiert Partner i Tellman Executive Advisors.

Share on FacebookShare on LinkedInTweet about this on Twitter

Gi en tilbakemelding