Ingen gevinst uten endring
Innføring av en forretningsløsning er en god mulighet til å skape en positiv og varig endring i egen organisasjon. Da er det viktig å vite at endring ikke oppstår på beslutningsnivå, men på individnivå og at forutsetningene for å gjennomgå endring ofte er svært varierende. Men hvordan avdekker du forutsetningene i din organisasjon, slik at du kan iverksette de riktige tiltakene for både enkeltpersoner og kollektivt i organisasjonen?
En av de viktigste grunnene til at forretningsløsningsprosjekt feiler, er manglende eller svak endringsledelse. I denne sammenheng handler endringsledelse om å sette mennesker i stand til å ta i bruk og nyttiggjøre seg av nye IT-løsninger. Slik at ønskede gevinster kan realiseres. Skal du lykkes med endringsledelse dreier det seg om å forstå eget utgangspunkt. For deretter å iverksette nødvendige tiltak for å bedre egne forutsetninger for endring. Dette dreier seg om å etablere tilstrekkelig forståelse, vilje og evne i organisasjonen til å håndtere endringene – og den motstand som måtte komme.
Det er forskjell på å forstå og å være motivert
Det er stor forskjell mellom å intellektuelt forstå behovet for en ny forretningsløsning, og det å faktisk være motivert til å gjennomgå nødvendig endring. Endring skjer som nevnt på individnivå og da holder det ikke at ledelsen er «om bord». Selv om dette også er en forutsetning. Årsakene til at ny løsning skal på plass må være godt kommunisert, begripelig og ha et rasjonale som hver og én kan forstå. Om endringen også medfører noe positivt for den enkelte i deres rolle forenkler dette endringsarbeidet vesentlig.
Skal man lykkes med innføring av ny forretningsløsning er det helt avgjørende å forstå graden av endring den enkelte ansatte må gjennomgå. Videre må det investeres nok tid og ressurser på å etablere den motivasjon som skal til. Der den faktisk trengs. Ofte ser vi at motivasjonen er på plass helt til endringen konkretiserer seg og konsekvensene blir tydelig for den enkelte. Da snakker vi om at det finnes en forståelse for kommende endring, men ikke reell motivasjon (vilje).
«Der det finnes vilje, finnes vei.»
Metoder for å avdekke egne endringsforutsetninger
Med lang erfaring innen endringsarbeid kan vi i Tellmann anbefale en strukturert tilnærming, gjennom anerkjente metoder innen endringsledelse, til å skape innsikt og lede endring i egen organisasjon.
I Tellmann ser vi på endringsledelse som både en prosess og en kompetanse. Vi har plukket elementer fra de mest kjente metodene, som ADKAR fra ProSci, Lean, Six Sigma og Kotters 8 steg. Tilpasset det til norske forhold og virksomheter og innarbeidet det i vårt rammeverk for endring: Tellmann Change©. Rammeverket inkluderer prosesser, aktiviteter, maler og verktøy som vi anvender i vårt endringsarbeid.
Vi anbefaler at du setter i gang med endringsarbeid tidlig i prosjektforløpet og at du fortsetter gjennom hele prosjektet. Slik at du hele veien kan øke gjennomføringsevnen, identifisere behov for å tilføre ressurser, adressere flaskehalser for endring og sette inn tiltak for å redusere risiko.
Endringsanalyse
Et prosjekt kan være ønsket på et gitt nivå og samtidig møte sterk motstand andre steder i organisasjonen. Dette kan være knyttet til enkeltprosesser, funksjoner og avdelinger, geografiske lokasjoner eller på rolle- og ansattnivå. Slike forhold bør avdekkes tidlig og dette kan gjøres gjennom en endringsanalyse. Du kan se et eksempel på en slik analyse nederst i innlegget.
Endringsanalysen bør dekke forutsetninger på individnivå, men også sentrale forhold som avgjør organisasjonens samlede evne til endringsgjennomføring.
En innledende endringsanalyse understøtter de fire første stegene i Prosci’s rammeverk for endring, ADKAR. Vi anbefaler å gjennomføre endringsanalysen før innføring av ny løsning starter for innsiktsdannelse. Slik kan kommende endringsarbeid understøttes best mulig.
For å samle informasjon, måle utvikling over tid og se effekt av iverksatte tiltak benyttes gjerne spørreundersøkelser for å nå ut til mange. Intervjuer med nøkkelpersoner er også et effektivt verktøy. Vi anbefaler å starte med etablering av en basis, null-posisjonen, helt innledningsvis i prosjektet. Underveis i det videre prosjektet gjennomføres nye målinger som viser utviklingen i endringsforutsetningene, effekt av iverksatte tiltak og behov for nye tiltak.
Forståelse, vilje og evne
Helt konkret måler man innledningsvis hvorvidt behovet for endring er kjent i organisasjonen. Altså forståelsen for at noe må skje eller kommer til å skje. Dette inkluderer blant annet innsikt og forståelse av egen situasjon, kunnskap om fremtidige muligheter og erkjennelse av områder for forbedring og manglende kunnskap.
Videre måles det i hvilken grad berørte deler av organisasjonen ønsker dette velkommen. Altså viljen for kommende endring. Viljen omfatter motivasjon for endring, men også forhold som hvordan bedriftskulturen understøtter endring og vurdering av hvordan prosjektets bidrag til forbedringer og forretningsmål oppfattes. Selv om endringene ikke inntreffer før utover i prosjektet, vurderer vi gjerne også innledningsvis forutsetningene for å gjennomgå endringer. Altså evnen. Evne er det viktig å vurdere på individnivå, som vist i stegene under (se bilde), men også samlet i organisasjonen. På individnivå inkluderes blant annet den enkeltes tid og kapasitet til å delta og kunnskap og ferdigheter.
På organisasjonsnivå vurderes også finansiell kapasitet, kompetanse- og ressurskapasitet, prosjektmodenhet, kommunikasjonsferdigheter, endringskapasitet m.m. på selskapsnivå.
Basert på de funnene som avdekkes vil ulike målrettede tiltak settes inn for å bedre situasjonen. Her er det viktig å finne og identifisere utfordringene slik at du kan gi «riktig medisin». Det er eksempelvis lite effektivt å sette opp ytterligere opplæring hvis ingen har tid til å delta. I et slikt tilfellet må det tilgjengeliggjøres tid før opplæring kan være et effektivt verktøy. Målet med det hele er å avdekke graden av forståelse, vilje og evne i organisasjonen slik at dere kan vurdere dette opp mot prosjektets ambisjonsnivå og endringsbehov. Først da kan dere iverksette nødvendige tiltak for å øke sannsynligheten for vellykket prosjektgjennomføring.
Ulike typer endringsverktøy som kan tas i bruk (før, under og etter endring).
Oppsummering
Utgangspunkt for endringsarbeid kan med fordel være de forretningsmessige gevinstene prosjektet jakter på. Noen gevinster klinger godt og skaper umiddelbar begeistring og motivasjon blant ansatte. Andre gevinster kan eksempelvis være økonomisk innrettet, og kan medføre endringer som oppleves direkte eller indirekte til ulempe for ansatte. Gevinstene må uansett kommuniseres og brukes i endringsarbeidet for å danne et godt og begripelig rasjonale for endring.
Gevinstpotensialet er gjerne formulert i en strategi eller målbilde for prosjektet. Det er som kjent målbildet, sammenlignet med dagens utgangspunkt, som avgjør ambisjonsnivået. Ambisjonsnivået vil som oftest befinne seg mellom begrenset forenkling av dagens situasjon til total fornyelse og digital omstilling.
Målbildet er viktig for å kunne forstå endringen prosjektet kommer til å kreve. Samt hva organisasjonen skal igjennom. Med målbildet som utgangspunkt gjennomføres en endringsanalyse der forutsetninger for endring vurderes. Konkret undersøker vi da om ambisjonsnivået står i stil med forståelse, vilje og evne til å gjennomføre.
Endringsforutsetningene har vi sett at finnes både på individ- og organisasjonsnivå. Mens forutsetninger på organisasjonsnivå dreier seg om fellesressurser og innsatsfaktorer som penger, kompetanse, kultur, konkurransesituasjon m.m., vil individuelle forutsetninger kretse rundt den enkeltes forståelse, vilje og evne til gjennomføring.
Dette er det viktig å vurdere og løpende måle gjennom prosjektet så du kan iverksette de rette tiltakene før, under og etter behov for endring inntreffer. De som lykkes best i sitt endringsarbeid har også tilgang til god praksis for endring, herunder metode, struktur og prosesser, aktiviteter, maler og relevant kompetanse.
Eksempel på en endringsanalyse
I eksempelet under, vises en reel vurdering av en organisasjons forutsetninger for vellykket prosjektgjennomføring med fokus på omstilling, herunder forståelse, vilje og evne.
Svar fra spørreundersøkelser og intervjuer gir indikasjoner på graden av bevissthet og ønske om å være med på kommende endring. Dette er et godt utgangspunkt for videre arbeid og vil kunne avdekke konkrete områder der man bør sette inn støtet. Dette, og andre relevante forhold, dokumenteres i en kommunikasjonsplan.
Basert på funnene som ble avdekket i denne endringsanalysen ble det videre anbefalt målrettede tiltak for å hjelpe de enkelte under hele endringsreisen, gjennom en strukturert tilnærming til endringsledelse.
Forståelse
Vilje
Evne
