Da de første intranettene ble tatt i bruk i USA på begynnelsen av 1990-tallet var bedriftene villige til å betale store beløp for å få intern web-distribusjon av informasjon, rutiner og skjema. Stikkordet var effektivisering. Men verden går videre og tradisjonelle intranettløsninger erstattes nå med medarbeiderportal hvor ansatte kan være sosiale, bli engasjert og hvor oppgaver kan utføres online. Stikkordet nå er digital kulturbygging!
Lanseringen av de første intranettene ble karakterisert som et cyber-gullrush. Bedriftene så raskt verdien av å kunne distribuere informasjon, rutiner og skjema på en mer direkte og mer effektiv måte. For mange bedrifter er intranettet fortsatt det viktigste HR-verktøyet. Intranett-løsningene har blitt bedre de også, men åpenbare begrensninger vil bringe flere selskaper over til fleksible medarbeiderportaler i stedet. Her er de viktigste fordelene med en moderne medarbeiderportal:
Du kan nå ALLE ansatte
Intranettet har stort sett vært forbeholdt selskapets PC-brukere. Som ofte er funksjonærer og ledere. Med en medarbeiderportal kan du nå alle ansatte på alle nivåer, enten via PC, nettbrett eller telefon
Digital bedriftsavis
Det er ikke store forskjellen på utviklingstrenden for en bedriftsavis og en vanlig avis; de flyttes over på digitale flater for å gi løpende oppdateringer, kunne spres i ulike kanaler, ta i bruk moderne grafikk/-videoteknologi. Billigere er det også.
«Mitt selskap»
Man kaller ikke en medarbeiderportal for «Intranettet». Man kaller det gjerne «Mitt Statoil» eller «NSB-portalen». Deretter bygger man innhold for å styrke identifiseringen til selskapet. Legg ut gode historier om ansatte som har gjort noe ekstra, enten i jobb eller på fritiden. Det er bare å erkjenne; policy og rutiner er ikke det som skaper trafikk.
Selvadministrasjon
Når alle på alle nivåer kan gå inn på løsningen, er det naturlig å flytte flest mulig oppgaver så langt ut i organisasjonen som mulig. Innmelding av fravær, søknad om ferie, og håndtering av oppgaver er eksempler på slike oppgaver. NB! Ikke gå i fellen med å lage elektroniske skjema – gjør oppgavene digitalt i stedet. Rask håndtering av oppgaver gir fornøyde ansatte og ledere, og det øker både tilfredshet, effektivitet og trafikk i løsningen.
Hva digital kulturbygging handler om
Du har kanskje hørt dette bli nevnt; «Dette vil kreve at alle ansatte må få sin egen mobiltelefon, og det har vi ikke råd til …». Dette er et klassisk eksempel på at bedriften mangler endringskultur og digital ambisjon. Utfordringer er til for å løses, og kompetansen er allerede tilgjengelig. Digital kulturbygging handler til syvende og sist om grunnleggende prinsipper for god ledelse:
- Å se den enkelte medarbeider
- Formidle et fremtidsbilde, en kongstanke, og lede gjennom denne
- La den enkelte medarbeider få mulighet til å delta
- Skape tilhørighet gjennom felles aktiviteter
I undersøkelsen “Corporate Culture: Evidence from the Field,» svarer 91 % av nesten 1.000 amerikanske bedriftsledere at bedriftskulturen har en klar årsakssammenheng med selskapets verdiutvikling. Halvparten av bedriftslederne mener bedriftskultur er blant de 3 viktigste verdidriverne for selskapets økonomiske utvikling, og hele 75 % mener det er blant de 5 viktigste faktorene. Halvparten av bedriftslederne ville la være å kjøpe opp selskap med en dårlig bedriftskultur. Det er ikke så lett å sette tall på verdien av en god bedriftskultur, men at det er en klar sammenheng, er det ingen tvil om!
Suksesskriterier for medarbeiderportal
Vi ser nå en klar dreining mot å flytte implementering av nye digitale løsninger ut fra IT-avdelingen og til avdelinger hvor ansvaret hører hjemme. Det mest nærliggende vil være at en medarbeiderportal implementeres og eies av HR-avdelingen, men både IT-avdelingen, Kommunikasjonsavdelingen, Opplæringsavdeling og Økonomiavdeling har interesser. Kort oppsummert; flere kokker gir gjerne mer søl. Både fremdrift og gjennomføring er derfor avhengig av en sterk forankring hos ledelsen som kan lose disse avdelingene i samme retning. Her oppstår gjerne behovet for litt bistand; enten i form av koordinering på tvers av enheter, for å kunne se seg selv utenifra eller for å bringe inn kompetanse som bedriften ikke besitter. Basert på vår erfaring står følgende suksesskriterier sentralt:
- Sørg for å engasjere en prosjektleder som har mandat og kapasitet til å drive prosjektet – på en helhetlig måte på tvers av selskapet. Etablere en aktiv styringsgruppe med deltakere fra involverte avdelinger.
- Ta utgangspunkt i brukerens behov – User is King!
- Legg vekt på brukergrensesnitt – Alle må med!
- Velg et realistisk ambisjonsnivå for innholdet.
- Sørg for at det virker!
Les mer om digitale prosjekter.
En ny medarbeiderportal kan dermed bli en liten månelanding for mange bedrifter. Gjennomføringen er krevende, nødvendig innsats betydelig, men belønningen i form av samhørighet, realisert effektivisering og intern kulturbygging kan bli uten sidestykke.
God reise!
Partner og ansvarlig for Tellmanns tjenesteområde Forretningsløsninger og Transformasjon. Lang erfaring som leder og rådgiver innen digitalisering, modernisering, endringsledelse, effektivisering, prosjektledelse og gevinstrealisering gjennom smart bruk av teknologi og forretningsløsninger.
