Hvordan opprettholde endringskraft i krisetid

Etter et svært vellykket første webinar om hvordan kriser også kan skape muligheter, arrangerte vi 14. mai et nytt webinar med fokus på hvordan en organisasjon kan opprettholde endringskraft – også i krisetider. Med oss hadde vi generalsekretær i Lederne, Morten Slungård, som delte med oss hvordan de har evnet å holde planlagte utviklingsprosjekter i gang de siste månedene. Nøkkelord i webinaret er strategi, prioritering og omstillingsevne, og vi oppsummerer hovedtrekkene i denne artikkelen.

Du kan se webinaret i sin helhet her om du ønsker:

Endringer vs. «business as usual»

I starten av en krise er det naturlig å sette utviklingsarbeid på vent for å sikre kjerneoppgaver. Men er det nødvendig? Virksomheter som evner å opprettholde endringskraft i utfordrende tider, vil kunne få et konkurransefortrinn. Så hvordan kan vi ivareta endringskraft i krisetid? Stikkordet er prioritering.

Prioritering

I utgangspunktet et enkelt ord, men i praksis utfordrende for mange ledere. Undertegnede åpnet webinaret med triks for effektiv prioritering. Det er slik i dag at mange virksomheter ikke har etablert en god styringsmodell som ivaretar en god prioritering. Kaoskultur er ofte det som kjennetegner disse virksomhetene, hvor for mange prosjekter skal gjennomføres samtidig. Da blir det heller ikke lett å håndtere situasjonen når krisen oppstår.

Prioritering og fremdrift kan følges opp i ulike former for styringsmodeller. Programkontor er mange kjent med, som koordinerer noen utvalgte prosjekter. Men det er ingen totalløsning, da en fortsatt konkurrerer med andre områder. Derfor har flere virksomheter innført porteføljestyring, som en forlengelse av ledergruppen. For større virksomheter er det nødvendig med en egen endringsenhet, som ivaretar alle enheter i organisasjonen. Godt prioriteringsarbeid starter med å skaffe oversikt.

Deretter må initiativ klassifiseres og kategoriseres etter potensiale, risiko, kostnadsrammer og endringsomfang. Til dette arbeidet er prioriteringsmatrisen et sentralt verktøy for å forvalte den endringskapasiteten som er til rådighet. Når prioriteringsmatrisen er etablert og operasjonalisert, kan ambisjonsnivået for endring lett justeres og kommuniseres. Det er da lett å avgjøre hvilke prosjekt som fortjener å videreføres selv når endringskapasiteten blir redusert.

Endringskraft og erfaring med Lederne

Morten Slungård tok over stafettpinnen og fortalte hvordan Lederne i 2019 utarbeidet en digital strategi med tilhørende handlingsplan. Strategiarbeidet inkluderte identifisering og prioritering av ulike behov i organisasjonen. Dette resulterte i en strategi med fire hovedfaser: 

Covid-19 satte sitt preg på den første strategifasen. Med erfaring fra tidligere kriser forteller Morten om hvordan Lederne også så potensielle muligheter i krisen. Ved å tenke «worst-case» og «best-case» samtidig, var de i stand til å manøvrere organisasjonen og ta raske beslutninger – uten å vite alle fakta. Enkelte digitale prosjektere ble satt på pause, men både utvikling av medlemsskap og skysetting til Office 365 fortsatte som planlagt. I tillegg gjennomførte Lederne en storstilt omstilling av sin kursportefølje. Alle fysiske kurs ble flyttet over på digitale flater og tilpasset deretter.

Ine Skarrud, rådgiver i Tellmann, dro oss gjennom hvordan krisen påvirket app-utviklingsprosjektet. Fra å være tilstede og på samme lokasjon som ansatte og ledelse, med fri tilgang på kunnskap og beslutningstakere, ble hjemmekontor og desentralisert arbeid en omveltning for utviklingsteamet.

Allerede etablerte rutiner og artefakter som ligger i scrum-metodikken, ble svært viktige for å holde prosjektet i gang. Daglige «stand-ups» og kreative digitale samhandlingsløsninger, er blitt trukket frem som suksessfaktorer for en vellykket utvikling av Lederne-appen. Appen gjennomgår nå betatesting.

Samtidig som utviklingsteamet har klart å holde tempo og produktivitet i prosjektet oppe er ble det trukket frem at desentralisert og asynkront arbeid kan være utfordrende. Prosjektet så en dupp i effektiviteten fra alle parter i de første ukene. Når de kom i gjenge med den nye tilværelsen og økte effektiviteten betraktelig.  

Å koordinere og lede arbeidet med Ledernes digitale strategi, samt operasjonell gjennomføring av prosjektene er kun noen av tjenestene vi i Tellmann tilbyr og vi tar gjerne en prat om hva vi kan hjelpe din bedrift med.