Kun 3 av 10 ERP-prosjekter gir ønsket gevinst
Her er det som skiller de virksomhetene som lykkes med ERP-prosjekter* og de som feiler – og hvorfor dere ikke bør gå inn i et ERP-prosjekt på egen hånd.
Etter å ha bistått i gjennomføringen av mer enn 200 prosjekter hvor målet har vært å
* Med ERP menes en samling IT-systemer og -tjenester som støtter sentrale kjerneprosesser som produksjon, planlegging, økonomi, HR, lager mm.
Hvorfor feiler så mange ERP-prosjekter?
På den andre siden har vi de prosjektene som lykkes. Det som kjennetegner disse prosjektene er:
Innføring av ERP-løsninger er alltid et strategisk tiltak som treffer hele virksomheten. Det påvirker – og påvirkes av – interne arbeidsprosesser, forretningskompleksitet og hvilke mål virksomheten jobber mot.
For å oppnå reell gevinst i form av effektivitet, kostnadsbesparelser og topplinjevekst, kreves det at virksomheten gjør langt mer enn å implementere ny teknologi eller en ny løsning. Tidligere utviklet man skreddersydde IT-system tilpasset virksomheten. Nå går man over til standardiserte skytjenester, og det kreves større endringer i måten organisasjonen jobber på. Derfor må det være et strategisk perspektiv på dette.
Fem ting å lære av de som lykkes med ERP-prosjekter
I vår grundige gjennomgang av over 200 prosjekter og internasjonal forskning, har vi sett at det er noen faktorer som er betydelig overrepresentert i de prosjektene som lykkes.
1. Godt samsyn for hvorfor prosjektet kjøres og hvordan
Virksomheter som lykkes med sitt ERP-prosjekt, er de som ser prosjektet i sammenheng med all sin forretningsaktivitet. De har en intern enighet om hvorfor prosjektet er viktig, og hvordan de bør gå frem for å involvere organisasjonen i gjennomføringen.
De har en felles forståelse av hvordan de best skaper eierskap både blant de som skal drive prosessen, de som tar beslutninger, inkludert styret, og de som skal bruke løsningen. De som oppnår suksess, klarer å artikulere tydelig hva målene med prosjektet faktisk er.
Når alle i organisasjonen forstår hensikten med prosjektet, blir det enklere å sette ambisjonene. Det gjør det også enklere å vite hvilke krav som må settes til teknologi og partnere. Det bidrar til å skape de rette forventningene hos styret med hensyn til gevinst, kostnad og tidsbruk. Ikke minst blir det enklere å være åpen om hvor mye som faktisk er ukjent når dere går i gang med prosjektet.
”- Vi var i startblokka og klare for implementeringsprosjektet. Da kom Tellmann inn i bildet, og gjennom deres kompetanse og metodikk ble vi klar over at mye av det nødvendige fundamentet manglet. Vi gjennomførte en rekke aktiviteter for å skape tilstrekkelig modning og forankring, noe som har ført til at vi trolig unngikk et "feilslått ERP-prosjekt"
Anne OmbyeØkonomisjef og prosjekteier i Moelven Modus AS
2. De har et korrekt bilde av sine egne forretningsprosesser
Satt på spissen, kan vi si at en virksomhet har tre ulike «versjoner» av sine forretningsprosesser: Slik de snakkes om, slik de er dokumentert og slik de faktisk er.
For å få et riktig bilde av egne forretningsprosesser, er det noen spørsmål de virksomhetene som lykkes stiller seg – og setter av god nok tid på å besvare. De spør seg selv:
Har man et riktig bilde av dette, er det langt enklere å ta høyde for det ukjente. Kompleksiteten av prosjektet må være kjent når man setter målene, rammene og forventningene hos interessenter og styret.
En gjenganger hos virksomheter som mislykkes, er at de uttaler at «vi må ikke undervurdere kompleksiteten», men at de likevel ender opp med å gjøre nettopp det. Dette fører til at prosjektet vokser, feiler eller påfører organisasjonen slitasje.
3. Toppledelsen har riktig forståelse av prosjektets konsekvenser
Topplederne må være godt involvert i modnings- og forankringsarbeidet i starten av prosjektet. Det er avgjørende at de ikke bare forstår at det er et viktig prosjekt, men at de også forstår hvorfor det er viktig.
Det er ikke nok at de er innforstått med at ERP-løsningen må byttes ut og skjønner at de må heie på prosjektet. Det er deres faktiske forståelse som betyr noe; Erkjennelsen av hvilke konsekvenser prosjektet vil skape for sin organisasjon.
Dersom det er avvik mellom toppledelsens intellektuelle forståelse og deres faktiske forståelse, er det fare på ferde. Hos de virksomhetene som feiler er som regel dette avviket for stort.
4. De fokuserer på sin egen mottaksevne
Kompleksiteten ved innføring av ERP-løsninger er flyttet fra teknologi og leverandørsiden til å handle om kundens organisasjon og mottaksevne. Tidligere var det viktig at virksomheten klarte å levere en god kravspesifikasjon til leverandørene slik at de kunne få en skreddersydd løsning som passet sin forretning.
I dag er det slik at virksomheter som skal innføre skytjenester må kunne ta i bruk standardtjenester som allerede finnes, og tilpasse seg dem – ikke omvendt. Dette har blitt enda viktigere som følge av trenden «composable ERP», hvor antall systemer som skal integreres på kundens side er større enn før.
5. De oppnår høy brukeradopsjon gjennom endringsledelse
Selv om ikke alle i virksomheten skal delta i prosjektet, vil de aller fleste bli berørt av den ferdige løsningen og det er mange som aktivt skal bruke den. Det er derfor viktig at representanter for de ulike brukergruppene er involvert i hele prosessen.
Disse personene må være med fra forankringsfasen og anskaffelsen, til konfigurering og testing av løsningen, implementering, dokumentasjon og opplæring. Det innebærer at de må frigjøres fra sine daglige oppgaver for å få tid til å delta aktivt i prosjektet.
Det er ikke mulig å innføre en ny ERP-løsning, eller «flytte til skyen», uten at arbeidsprosessene i virksomheten endres. Virksomheten ikke vil kunne høste gevinstene dersom ikke de nye mulighetene tas i bruk og adopteres av brukerne.
De virksomhetene som lykkes, setter endringsledelse på agendaen og utpeker endringsledere helt fra starten av prosjektet. Det å få medarbeidere til å endre måten de jobber sammen på, krever en tydelig ledelse og gode planer for opplæring. Vår erfaring tilsier at virksomheter som undervurderer denne delen av prosjektet, ofte feiler med gevinstrealiseringen.
Sjekkliste: Når dere skal i gang med ERP-prosjekter
– Dere har gjennomført en intern modnings- og forankringsprosess som involverer både toppledelse og de som skal bruke løsningen.
Dette sikrer at det tas bedre beslutninger for hva organisasjonen trenger, og hvor verdiskapningen ligger. Dere må vurdere virksomhetens mottaksevne for å sikre at prosjektet blir realistisk og gjennomførbart. Gjort riktig gjør det at dere kan møte leverandørmarkedet med en tydelig forventning til hvilke behov som er viktigst å tilfredsstille med den nye ERP-løsningen. Det mest kritiske for utfallet av prosjektet skjer altså før dere velger løsning.
– Dere går ikke til butikken før handlelisten er klar.
Basert på modningsfasen må dere gjennom møter med produktleverandører og partnere presentere behov i form av bl.a. brukerhistorier. Hva trenger dere og hvordan kan systemet best løse dette? Ikke gå til leverandøren og spør hva de har, før dere vet hva de faktiske behovene er. En klassisk feil er nemlig å be om demo av løsninger før dere har skrevet deres egen handleliste.
– Bruk nok tid på å velge riktig implementeringspartner.
Gjennom en dialogbasert prosess må dere finne den partneren som forstår dere best, både kulturelt og forretningsmessig. Det å etablere et godt samarbeid er viktig. Ikke bare vil det skape høy effektivitet på godværsdager, det blir også lettere å finne løsninger de dagene det er mer turbulent.
– Dere har sikret at det er samsvar mellom innkjøpskriterier og gevinsten som skal oppnås.
Sørg for at innkjøp er tett på prosessen, og at de får den informasjonen de trenger for å ta gode valg. Vi ser ofte at innkjøp styrer etter kost og risiko fremfor gevinstrealisering. Innkjøpspolitikk må ikke bli viktigere enn det prosjektet skal gi av gevinst.
Blir det for stram styring på kostnad og tid, mister dere muligheten til å dra nytte av læring underveis og utnytte de mulighetene som oppstår i løpet av prosjektet. Dere får da ikke ta del i den positive usikkerheten som følger med slike prosjekt.
– Dere har begynt å jobbe med roller og ansvarsområdene tidlig.
For å gjøre organisasjonen i stand til å endre måten dere jobber på, er det viktig at roller og ansvarsområder etableres så tidlig som mulig i prosjektet. Dette gir medarbeiderne langt bedre forutsetninger for å vite hvordan dere skal jobbe i arbeidshverdagen etter at den nye løsningen er blitt innført.
– Dere forstår viktigheten av å ha prosjektleder, testleder og endringsleder på innsiden, ikke bare en prosjektleder fra leverandøren.
Sørg for å peke ut en erfaren, intern prosjektleder fra virksomheten eller lei inn en som jobber hos dere. Ikke legg alt ansvar på prosjektleder fra produktleverandør eller implementeringspartner. Ny løsning skal gi endringer og gevinster i virksomheten og dere må selv realisere dette via egne folk. Det kommer ikke av ERP-løsningen i seg selv. Hvis dere ikke har nok kompetanse innen testledelse og endringsledelse må det leies inn.
– Knytt dere til et leverandøruavhengig miljø og søk råd fra noen som har spisskompetanse på gjennomføring av slike moderniseringsreiser.
Selv om store supertankere har sjøkart og kystmarkører å navigere etter, trenger de ofte å få ombord en los som bistår i krevende farvann. Losen kan stå skulder ved skulder med alle på broen. Det samme gjelder i et ERP-prosjekt. Ved å få hjelp av en rådgiver som kan gjennomføre prosjektet sammen med dere, sikrer dere at beslutninger tas på et riktig grunnlag og at hele prosjektet jobber mot målene som er satt.
Interessert i vårt metodeverk NeXtTech?
Av:
Erik Jansson, Partner og strategisk rådgiver
November 2023
Artikkelen er basert på erfaringen fra våre 25 seniorrådgivere, og understøttet av internasjonal forskning, blant annet artikkelen: «ERP failure: A systematic mapping of the literature 2022«.
Tellmann har bistått i mer enn 200 prosjekter innen fornyelse av kritiske forretningsløsninger. Vi er et uavhengig rådgivermiljø som kan hjelpe deg gjennom alle steg i prosessen av et ERP-prosjekt: fra målsettingsfasen, forankring, anskaffelsesprosess, til valg av ERP-løsning, implementering, endringsreise, brukeradopsjon, utrulling og gevinstrealisering. Vi har ingen bindinger til bestemte teknologier eller systemleverandører.
Hvor godt forberedt er din virksomhet?
Tellmann utvikler en digital selvtest som kan belyse hvor forberedt virksomheten din er for innføring av nytt ERP. Hvordan er status hos dere sammenlignet med andre i samme bransje?
Vi er fortsatt på konseptstadiet og ønsker å involvere markedet i den videre utviklingen. Vi er ikke helt klare enda, men legg igjen din e-postadresse, så tar vi kontakt når vi har noe å dele.