Om kravspesifikasjon er «ute» – hva skal du da styre etter?

For de fleste er tiden for store kravspesifikasjoner med omfattende og tidkrevende RFP-prosesser og mange involverte leverandører forbi. En fremgangsmåte der du beskriver hvordan du tror din nye løsning skal se ut i form av nettopp en kravspesifikasjon som hovedverktøy, viser seg å være en lite effektiv fremgangsmåte i anskaffelse av moderne skytjenester og forretningsløsninger.

Denne fremgangsmåten kan føre til at reelle forretningsbehov kommer i skyggen av ønsket funksjonalitet eller at de blir uklart fremsatt. I verste fall kan du ende opp med å beskrive en variant av den løsningen du har i dag. I mangel av innsikt om hva som finnes der ute. Eller du kan presse leverandørene inn i en besvarelse hvor de ikke får vist frem sin løsnings sterke sider og egenskaper. Men om kravspesifikasjon er «ute», hva skal du da styre etter?

Hvorfor er ikke lenger kravspesifikasjon et effektivt verktøy?

Kravspesifikasjon har til nå vært det mest anvendte verktøy når det kommer til anskaffelser av forretningsløsninger.

Dagens ERP-systemer i skyen er ikke statiske, men dynamiske løsninger, som hele tiden utvikles og berikes med nye funksjoner. Her har leverandørene ulike regimer for oppdatering av sine løsninger. Samtidig betyr dette at den løsningsversjonen du anskaffer trolig ser annerledes ut enn løsningen du faktisk tar i bruk og vil ha et stykke frem i tid. Derfor blir det lite hensiktsmessig å velge en løsning basert på din øyeblikksbeskrivelse av hvordan du mener funksjoner skal virke her og nå. Når selve løsningen vil endre seg gjennom nye versjoner, forhåpentligvis i takt med endring i dine behov.

Videre tilbys løsningene i langt større grad som standardiserte i skyen. Det vil si at der man før kunne gjøre endringer i løsningen for å få den til å passe en gitt kravspesifikasjon, er det mer naturlig i dag å se på hvordan en gitt løsning passer for din organisasjon. Og hvilke endringer som eventuelt må til i prosesser og organisasjon for å kunne benytte løsningen på en effektiv måte. For de fleste løsninger finnes en grad av fleksibilitet til å gjøre tilpasninger, ta i bruk tilleggsprogrammer (tilleggsapper, 3.partsprodukter etc) og sette opp løsningen innenfor standard. Det gir likevel lite mening å beskrive detaljert hvordan du ønsker at løsningen skal være, når løsningen faktisk finnes i skyen og ser ut som den gjør. Da er det mer hensiktsmessig å utforske hva som finnes og hvordan dette vil fungere for deg.

Så om kravspesifikasjon er «ute» – hva skal man da styre etter?

I en anskaffelse er det viktig at du tidlig avklarer hvilke forretningsmessige effekter den nye løsningen skal bidra til å realisere. I forberedelsen til anskaffelsen bør du fastsette hva som skal oppnås gjennom et forretningsmessig målbilde som beskriver tilstanden virksomheten skal være i ved ferdig innført løsning. Videre bør du også identifisere hva som er absolutt viktigst at kommer på plass. Dette kan like gjerne være knyttet til nye muligheter, som opplevde utfordringer i dagens virksomhet. Dette kaller vi for Helt Avgjørende Effekter.

Det er også viktig at du innledningsvis fastsetter hvordan anskaffelsen ønskes gjennomført. Og avklarer eventuelle lovpålagte eller selvpålagte krav og føringer på prosessen. Dette slik at alle involverte parter, beslutningstakere og interessenter er omforent, spiller på lag og kjent med fremgangsmåten og hva som skjer når. Dette fastsetter vi gjerne i en anskaffelsesstrategi med omforente prinsipper og føringer for gjennomføring anskaffelsen.

Som et utgangspunkt anbefaler vi en dialogsbasert tilnærming.

Her kan leverandørene få vist hvordan de dekker kritiske behov du som kunde har. Vi retter fokus på hva som skal løses, og ønsker at leverandørene skal demonstrere hvordan deres løsning løser det aktuelle behov. Vi anbefaler også færre involverte leverandører i prosessen enn det som var vanlig tidligere. Det er da viktig å sikre at de mest relevante leverandørene er med. Dette gir effektive og gode prosesser, og du unngår å misbruke egen og leverandørenes tid. Inngående kunnskap om leverandørmarkedet og hvilke løsninger som er relevante, er derfor en forutsetning, og viktigere enn tidligere.

Den enkelte løsningens evne til å understøtte identifiserte kritiske områder undersøkes og verifiseres gjennom et sett med brukerhistorier. På denne måten kan vi få god og reell innsikt i den enkelte løsning og hvordan denne den vil fungere allerede på et tidlig tidspunkt. Samtidig utforsker vi hvilke effekter og gevinster som ønskes og hvordan den enkelte løsning muliggjør realisering av disse. I slike prosesser er det også god mulighet for å etablere tillit mellom partene og kjenne at kjemi stemmer. Noe som er viktig for godt samarbeid i fremtiden. Til slutt kommer vi til krav. Både funksjonelle og ikke-funksjonelle. Som skal inn i en kontrakt sammen med tjenestebeskrivelser, priser og andre betingelser.

Tradisjonell anskaffelsesprosess er snudd opp ned

På mange måter kan du si at vi har snudd den tradisjonelle anskaffelsesprosessen på hodet. Siden vi kommer til kravene til slutt. I tradisjonelle anskaffelsesprosesser er det gjerne der man startet gjennom fremsettelse i en RFP-prosess. Selvfølgelig avklares og svares krav og behov ut underveis. Samtidig utnytter vi nå at løsningene faktisk er tilgjengelige i skyen. Vi kan da gå mer rett på sak og reelt utforske muligheter og hvordan løsningen håndterer kritiske områder for den enkelte kunde, som del av kundens anskaffelsesprosess.

Viktigheten av Målbilde og Helt Avgjørende Effekter

Et Målbilde er som tidligere angitt, den tilstanden du ønsker at virksomheten skal være i når løsningen er vellykket innført og tatt i bruk i organisasjonen. Målbildet representerer en strategisk retning det er ønskelig at alle involverte parter skal jobbe lojalt for å realisere. Både interne og eksterne. Målbildet utgjør også en god rettesnor for beslutninger som skal tas underveis.

Helt Avgjørende Effekter (HAE) representerer forretningskritiske områder, nye muligheter, flaskehalser eller problemer som ny løsning bare skal løse godt ut på. Dette er forhold som har den høyeste prioritet at kommer på plass med ny løsning.

Det er viktig å kommunisere Målbilde og Helt Avgjørende Effekter, både internt og til leverandørene, før og under anskaffelsen. Til leverandørene så de vet hva du som kunde ønsker å oppnå med ny løsning. Internt eksempelvis for å skape motivasjon og grunnlag for endring.

Vi tilstreber at leverandørene så langt det lar seg gjøre forplikter seg. Om ikke avtalemessig, så i hvert fall solidarisk. Til å jobbe for at du som kunde får realisert dine ønskede gevinster. Det forutsetter at du evner å formulere ønskede effekter og gevinster og setter dette foran ønsket funksjonalitet. Dette gjør deg som kunde også mer spennende for mange leverandører. En anskaffelse av moderne forretningsstøtte handler nemlig også om å skape forståelse, motivasjon og engasjement blant konkurrerende leverandører. Slik at du oppnår de beste betingelser, leverandørens fokus og ikke minst tilgang på leverandørens mest kompetente ressurser til ditt prosjekt.

Vår erfaring tilsier at når leverandøren får mulighet til å koble seg på kundenes forretningsmål og se løsningen i en forretningsstrategisk kontekst, skapes slik motivasjon i langt større grad. Enn når de svarer ut funksjonelle og ikke-funksjonelle krav og behov i en forespørsel. Denne fremgangsmåten opplever vi som effektiv for å finne frem til riktig løsning og spille opp det beste ved løsningene og leverandørene.

Hvordan sammenligne og foreta valg?

En dialogsbasert anskaffelsesprosess som vi her har beskrevet, må også ende opp med en situasjon der det blir mulig å vurdere og beslutte basert på faktiske forhold og ønskede vektingskriteria. Kunststykket blir da å legge opp prosessen slik at det underveis etableres dokumentasjon og at de aktuelle løsningene og leverandørene evalueres på en forutsigbar og sammenlignbar måte. Dette ble tidligere i stor grad gjort gjennom poenggivning basert på mottatte besvarelser av kravspesifikasjon og tilbud. Poenggivning er fortsatt aktuelt, men hva som evalueres og hvordan dette gjøres, er endret. For å skille den enkelte løsning fra hverandre er brukerhistorier på kritiske områder og proof of concept viktige verktøy. Dette muliggjør vurdering og poenggivning av den enkelte aktuelle løsningen og gir grunnlag for å sammenligne de ulike aktuelle løsningene på områder som er kritisk for din virksomhet.

Det skal selvfølgelig ikke bare være dialog, men også tilstrekkelig skriftlighet, i dialogsbaserte anskaffelser. Vi anbefaler derfor våre kunder eksempelvis at det etableres utkast til avtaleverk underveis i prosessene. Og at det er skriftlighet på viktige områder.

Når anskaffelser legges opp på denne måten får også leverandørene bedre forutsetninger for å vurdere om deres løsning faktisk egner seg for den aktuelle kunden. Og om kunden passer inn i deres kundeportefølje og fremtidsbilde. At dette er en to-veis vurdering, har en økende betydelse innenfor anskaffelse av moderne forretningsstøtte.

Oppsummering

Fordelene med skyløsninger er mange. Blant annet at de finnes tilgjengelige og kan utforskes som del av en anskaffelsesprosess. Dette betyr at fokus med fordel kan flyttes fra å beskrive funksjonalitet og hvordan du vil at fremtidig løsning skal være. Eksempelvis gjennom en kravspesifikasjon, til hvordan løsningen faktisk kan bidra til å gi deg som kunde forretningsmessige gevinster. Til dette egner en dialogsbasert anskaffelsesform seg godt. Med målbilde, Helt Avgjørende Effekter og brukerhistorier som sentrale verktøy for å sammenligne og velge løsning. Selvfølgelig kombinert med skriftlighet og en god kontraktsform i bunnen.