Skal du gjennomføre et ERP-prosjekt i 2024? Da bør du være klar over hva som preger ERP-markedet i dag, og hva dette har å si for ditt prosjekt. ERP-prosjektene er svært annerledes enn for bare få år siden. Det kreves oppdatert kunnskap å unngå de vanligste fallgruvene, og heller dra nytte av de mange fordelene moderne forretningsløsninger gir.
Med røtter dypt i produksjonsindustrien kan ERP-systemer spore sin historie helt tilbake til 1960-tallet. Selv om begrepet Enterprise Resource Planning (ERP) først ble omtalt av Gartner mange tiår senere.
Til tross for at de var dyre å lage, krevde et team av eksperter for å vedlikeholde og faktisk tok opp mye fysisk plass, gjorde tidlige Manufacturing Resource Planning (MRP)-systemer bedrifter i stand til å spore lager og produksjon. Det hjalp produsenter med å administrere råvareinnkjøp og levering av produkter til fabrikken, slik at de bedre kunne planlegge produksjonskjøringer.
Det tok ikke lang tid før andre bransjer innså at produksjonsbedrifter var inne på noe. Siden den gang har flere forretningsfunksjoner og kapabiliteter blitt innlemmet i det som siden 90-tallet har vært kjent som Enterprise Resource Planning (ERP).
Mye har skjedd siden 1960!
Enterprise Resource Planning (ERP) har selvsagt hatt stor utvikling siden 1960- og 1990-tallet. Ikke minst de seneste årene. I dag forventer kundene raskere levering av produkter og tjenester, non-stop produkt- og serviceforbedringer, større pålitelighet og lavere kostnader. Trolig er det derfor skybaserte ERP-systemer (også kjent som SaaS eller Software-as-a-Service) i økende grad foretrekkes når bedrifter velger ny løsning i dag.
Skymodellen har også gjort ERP-systemer tilgjengelig for mindre selskaper med mer begrensede finansielle muskler. Disse var tidligere forbeholdt større bedrifter som hadde kapasitet til å lansere og støtte en ressurskrevende lokalløsning. Små og mellomstore bedrifter på tvers av bransjer kan nå nyte godt av de samme fordelene som deres større motparter. Inkludert automatiserte prosesser, høy oppetid, kontinuerlig videreutvikling, forbedret datanøyaktighet og større effektivitet.
De aller fleste har ikke vanskelig med å finne fordelene med skybaserte ERP-systemer. Men svært få er klar over konsekvensene av dette skiftet og hva det har å si for deg som kunde i måten prosjektet utføres på. Og hvilke konsekvenser dette har for eksempelvis bruk av leverandørmarkedet, kostnadsmodeller og prisdrivere m.m.
Fra «End of Life» til «Rest of Life»
Utviklingen i og rundt ERP-løsningene viser tydelig at bruk av standardfunksjonalitet i skybaserte løsninger er riktig for de aller fleste. En klar fordel med dette er at du med riktig valg av leverandør(er), vil få en løsning som med stor sannsynlighet passer godt til din virksomhet. I dag og tiden fremover. En såkalt «eviggrønn» løsning, da den kontinuerlig holdes oppdatert og utvikles for å gi deg nye muligheter til forenkling, forbedring og fornyelse.
Velger du riktig ERP-løsning, er det ikke usannsynlig at neste bytte også blir ditt siste bytte. Mange ERP-prosjekt igangsettes fordi dagens løsning ikke lenger videreutvikles eller i verste fall ikke lenger supporteres fra leverandør. Da kan man snakke om et skifte fra «End of Life» til en løsning du har «Rest of life». I dette tilfellet er det svært viktig at du i valg av løsning og leverandør, får avklart hvor godt den aktuelle løsningen understøtter din virksomhet på områder som er forretningskritiske for dere. Eksempelvis knyttet til behov for informasjon eller flaskehalser i dagens arbeidsprosesser. Med en god anskaffelsesprosess er det fullt mulig å teste ut dette i en tidlig fase. Allerede før du forplikter deg ovenfor fremtidig leverandør.
Fra dagens funksjonalitet til morgendagens gevinster
For å best mulig lykkes med din anskaffelse og valg av løsning, anbefaler vi en ofte en dialogbasert anskaffelsesform. Det er viktig å ha et forhold til hva løsningen skal dekke, og samtidig være åpen for hvordan dette fungerer i løsningen. Valg av løsning basert på en beskrivelse av hvordan du mener gitte funksjoner bør virke, er ofte en lite effektiv og hensiktsmessig metode.
Tidligere var det også vanlig å gjøre endringer i løsningen for å få den til å passe en gitt kravspesifikasjon. I dag er det mer naturlig å se på hvordan en gitt løsning passer for din organisasjon, og vurdere hvilke endringer som må til i prosesser og organisasjon for å kunne benytte løsningen på en effektiv måte.
En dialogsbasert anskaffelsesform uten en stor kravspesifikasjon for ønsket funksjonalitet, er ikke det samme som at det ikke skal stilles krav til både løsning og leverandør. Tvert imot, men fokus bør altså ligge på resultat og gevinst, og mindre på funksjonalitet.
I en anskaffelse anno 2023 er det langt viktigere at du tidlig avklarer hvilke forretningsmessige effekter den nye løsningen skal bidra til å realisere. I forberedelsen til anskaffelsen bør du derfor fastsette hva som skal oppnås gjennom et forretningsmessig målbilde. Dette beskriver tilstanden virksomheten skal være i ved ferdig innført løsning. Videre bør du også identifisere hva som er absolutt viktigst at kommer på plass. Dette kaller vi for Helt Avgjørende Effekter, og dette kan like gjerne være knyttet til nye muligheter, som opplevde utfordringer i dagens virksomhet.
Vellykket innføring betyr vellykket omstilling
Moderne ERP-løsninger trenger hverken installeres eller implementeres og kan derfor, etter oppsett og tilpasning innenfor standard, relativt raskt tas i bruk. Det innebærer at den enkelte kunde og virksomhet i større grad må tilpasse seg for optimal bruk av løsningen.
I dagens ERP-prosjekter utfører implementeringspartnerne betydelig mindre utvikling, tekniske aktiviteter og skreddersøm for å tilpasse løsningen til hver enkelt kunde, enn tidligere.
Hva skjer så med det gapet som alltid finnes mellom standardiserte skyløsninger og måten kundens organisasjon og prosesser virker på i dag?
Det som ikke lar seg løse gjennom bransjeløsninger, beste praksis for arbeidsprosesser, 3.parts tillegg og enklere tilpasninger av løsningen gjennom Low Code/No Code, må det kompenseres for i kundens mottakende organisasjon. Det medfører behov for endring. Prosjektene blir imidlertid ikke mindre kompliserte enn tidligere. Men kompleksiteten og ansvaret er i stor grad flyttet over på deg som kunde. Prosjektarbeidet som implementeringspartnernes utviklere og konsulenter tidligere gjorde i et ERP-prosjekt, er altså flyttet over på kundens mottaksorganisasjon. I form av endring av arbeidsprosesser og omstilling.
Jobben ligger derfor i å ta løsningen i bruk, herunder sikre at det finnes både evne og vilje i egen organisasjon på alle nivåer for å drive mottaksprosessen og nødvendige endringer. Dette dreier seg om opplæring, endring av prosesser og arbeidsvaner, mindset og kultur. Det er mange som undervurderer både viktighet og kompleksitet knyttet til dette. Fokus må settes på aktivitetene i prosjektet som adresserer nettopp dette.
Benedikte har bred erfaring innen fagområdet markedskommunikasjon med særlig kompetanse innen digital markedsføring, merkevarebygging, innholdsproduksjon og markedsstrategi.
