Ditt neste ERP-prosjekt blir skybasert. Hva innebærer det?

Onsdag 9.mars gikk vårens ERP Digital Standup av stabelen. Med oss hadde vi SAP, RamBase og IFS, sentrale og toneangivende ERP-leverandører som presenterte sine løsninger og delte egne synspunkter rundt tematikken. Webinaret samlet nærmere 150 deltagere, nysgjerrige på det Tellmann og leverandørene presenterte. Her får du en oppsummering av hovedpunktene fra webinaret.

Temaet for webinaret var «Ditt neste ERP-prosjekt blir skybasert. Hva innebærer det?» med fokus på blant annet hvordan man går frem for å innføre en skybasert ERP-løsning og hva som skiller en skybasert ERP-leveranse fra on-prem løsninger. Hvilke muligheter som eksisterer for å få gjort individuelle tilpasninger og om dette lønner seg. Samt om leverandørenes metode og tilnærming er i endring og hva kunden selv må ta ansvar for og sikre i en leveranse. 

I Tellmann er vi opptatt av å hente ut gevinster og effekter fra forretningsløsninger. Teknologien i seg selv gir begrenset verdi om den ikke leder til positiv endring og forretningsmessige fortrinn for en organisasjon. Vi presenterte derfor vårt rammeverk NeXtTech© som bidrar til å sikre akkurat dette, samt utfordret leverandørene på hvordan deres tilnærming og metode sikrer gevinstrealisering ved implementasjon av skybaserte ERP-systemer. 

Du kan se opptak av ERP Digital Standup i sin helhet her:

ERP området er i sterk endring

Harald Tellmann, partner og administrerende direktør i Tellmann innleder webinaret med å snakke om den pågående transformasjonen av ERP området. Løsningene utvides og ERP er ikke lenger et dekkende begrep for hva mange av systemene tilbyr av funksjonalitet. 

Trenden er at leveransemodellene endres slik at løsningene blir skybaserte. Dette innebærer en slutt på skreddersøm, og et skifte over til standardfunksjonalitet. Prosessene må nå tilpasse seg løsningen, og endringsomfanget i organisasjonen blir større. Løsningene er i kontinuerlig endring og organisasjonen må ha kompetansen til å utnytte løpende tilgjengeliggjøring av ny funksjonalitet. 

Med skybaserte systemer endrer også anskaffelsesprosessen seg. Kjøpsmodellene går fra å være lisensbasert til å bli «pay as you go». Partnerlandskapet endrer seg fordi implementeringen ikke er slik som før. Fokuset skiftes over på integrasjoner og utnyttelse av modulariteten skyløsningene tilbyr. 

Sky-paradokset

Når man ikke skal implementere en løsning med skreddersøm, men heller ta i bruk en skyløsning med standardfunksjonalitet har man en forventing om at implementeringstiden kan kortes ned, og i de aller fleste tilfeller kan den det. En kortere implementeringstid kombinert med et større endringsomfang er grunnlaget for «sky-paradokset» og utgangspunktet for mange utfordringer organisasjoner møter ved innføring av skybaserte forretningsløsninger. 

«Utfordringen er jo da at det er endringsomfanget som nå blir større. Det inntreffer tidligere og skal gjerne gjøres på kortere tid. Så vi får altså kortere tid til større endring. Det er sky-paradokset som man skal være klar over.»

Harald Tellmann

Per Arne Flatebø fra IFS

Per Arne Flatebø fra IFS var først ut blant leverandørene. Under presentasjonen fokuseres det på hva kunden skal oppnå ved hjelp av å bruke et forretningssystem. noe IFS kaller «moment of service». Per Arne fremhever IFS sitt arbeid med å sørge for at løsningen går raskere å implementere, raskere å bruke og er intuitiv, men samtidig opprettholder muligheten for konfigurasjoner, hente det beste ut av standardfunksjonalitet og tilrettelegger for automatisering. Han påpeker at det er viktig å kunne standarden og systemet før man fokuserer på automatisering av prosesser. 

Per Arne fortsetter med å fremheve tre nøkkelord man skal ha fokus på når man gjennomfører et skyprosjekt. Disse er Flexibility, Evergreen og Guidance. Flexibility handler om at en skyløsning gir deg fleksibilitet og valgfrihet i forhold til hvem som skal ha eierskap og forvalte løsningen. Du som kunde kan ta ansvar for å ivareta integrasjoner og hvordan tredjeparts-løsninger skal kobles på, eller du kan få en partner eller leverandør til å hjelpe deg. En skyløsning er en standardløsning man skal implementere i eget kundelandskap. Da gjelder det å finne ut av hva løsningen er god til for egen organisasjon. Dersom man klarer å holde seg innenfor standardfunksjonaliteten, er det enklere å oppdatere løsningen, og holde den det man i IFS kaller Evergreen. Det siste nøkkelordet Guidance handler om hvordan IFS veileder partnere og kunder. Det ønskes alltid at det fokuseres på industrikunnskap. IFS har utvalgte industrier som det fokuseres på og har løsninger for. Industrikunnskapen bygges inn i disse løsningene og leveranseorganisasjonen. 

Avslutningsvis forteller Per Arne om deres Six Box Model™  som er et hjelpeverktøy  for å  sikre effekter fra en leveranse. Fokuset ligger på hva man ønsker å oppnå og etableres gjennom å sette opp et målbilde. Deretter ser man på hvordan teknologien kan bidra til å nå målene, eventuelt hvilke hindre som eksisterer. Hjelpeverktøyet er tilgjengelig i applikasjonen og kunden kan aktivt benytte seg av det for å spore forbedring.          

Odd Magne Vea fra RamBase

Ordet gikk deretter videre til Odd Magne Vea fra RamBase. Odd Magne starter med å presentere RamBase, deres norske eierskap og deler av kundebasen. Han poengterer at alle kundene benytter den samme versjonen av RamBase, og at det kun er en versjon tilgjengelig, nemlig dagens versjon.    

Odd Magne fortsetter med å snakke om webinarets tema. Han forteller at det faktum at et ERP-system kjører i skyen, ikke nødvendigvis er noe man må bry seg med. De aller fleste tjenester er i dag skybaserte og vi tenker ikke over hvor applikasjoner kjører. Han fremhever tre områder som bør vurderes ved anskaffelse av en ny skyløsning. Det første er at du som kunde må skjønne hva du faktisk kjøper. Det er forskjell på et rent SaaS system og systemer som har blitt løftet opp i en skyplattform og driftes der, hva gjelder prismodeller, vedlikehold, integrasjonsdesign og sikkerhet.

 Videre vil disiplin i implementeringen kunne gi fantastiske muligheter. Du må velge en plattform som støtter dine prosessbehov og som har ønsket funksjonalitet innebygd. Gjennom å benytte prosessvalidering der standardprosesser blir demonstrert for kunden, finner man ut av om behovene dekkes. Om en prosess ikke har støtte i standardfunksjonaliteten finnes det tre valgmuligheter;  man kan velge å ikke ha systemstøtte for den aktuelle prosessen, tilpasse prosessen til standardfunksjonaliteten eller integrere med en tredjepartsløsning. 

Det tredje området handler om integrasjon. Det er viktig å ha kontroll på integrasjonene man benytter sammen med standardfunksjonaliteten. Integrasjonene skal lages, driftes, overvåkes, eies og videreutvikles. Det er derfor sentralt med en tydelig ansvarsfordeling og kontroll over integrasjonene for å ivareta sikkerheten og strukturen i løsningen.

Henning Klemp fra SAP

Leverandørpresentasjonene ble avsluttet med Henning Klemp fra SAP. Henning presenterer først SAP i kontekst av ERP. Han poengterer at SAP har vært toneangivende innenfor ERP i flere tiår og opparbeidet en kompetanse med hensyn til ende til ende automasjon av prosesser. Kundebasen består i hovedsak av selskaper med en arkitektur og teknologi som ble etablert før skyens inntog. Løsningen som blir presentert under webinaret S/4HANA Public Cloud representer derfor noe annet enn det som benyttes i brorparten av kundebasen. Løsningen er en kraftig forenkling der innføring av avansert analyse, maskinlæring og et bibliotek av beste praksis prosesser har stått i fokus. 

Presentasjonen fortsetter med en introduksjon til hva SAP gjør i møte med en kunde i tidlig fase og etablering av dialog. SAP fokuserer på å forstå hvor moden og kjent kunden er med skyteknologi og tilknyttede begreper. Det er viktig å forstå de ulike begrepene fordi de innebærer forskjellige verdiforslag og vil prege hvordan løsningen blir implementert. 

Henning forteller at innføring av skybasert ERP bringer med seg et løfte om gitte fordeler. Blant annet skal skybasert ERP være rimeligere å leie eller eie, det skal være kortere vei til gevinstrealisering og viktigst at man tar i bruk beste praksis gjennom kontinuerlig innovasjon.  Han understreker at det ikke bare er opp til leverandørene å innfri disse løftene, deler av ansvaret ligger også hos kunden. Det må eksistere endringsvillighet, dette innebærer evnen til å kontinuerlig tilpasse seg standarder og beste praksis noe SAP kaller for «Cloud Mindset».

Videre presenterer Henning SAP Activate som er en av tre hovedleveranser i S/4HANA Public Cloud. SAP Activate er med på å sikre at prosjektet blir levert med en hastighet og kvalitet som er på et høyere nivå enn pre skybaserte løsninger. Han forteller at SAP Activate er en komplett guide til realisering, og eksisterer som en samhandlingsplattform mellom kunden, partner og leverandør der man får innsikt i tilgjengelig funksjonalitet, definerer målsetning og bygger trygghet for leveransen. 

Mottakspartner

Dagfinn Sæther fra Tellmann avslutter presentasjonsrunden med å introdusere Tellmann sitt konsept Mottakspartner©. Dagfinn begynner presentasjonen med å understreke Tellmanns posisjon og rolle i innføringen av forretningsløsninger. Fokuset ligger på hva man skal ha ut av forretningsløsningene og hvordan forretningsløsningene kan bidra til å skape resultater for virksomheten.   

Videre presenterer Dagfinn Mottakspartner© som siste fase i metodeverket NeXtTech©. Konseptet benyttes etter man har valgt leverandør og skal gå på løs på innføring av løsning. Mottakspartner© sikrer et gjennomtenkt og helstøpt mottaksprosjekt med realisering av ønskede forretningsmessige effekter og gevinster. Skybaserte systemer stiller andre krav til innføring. Standardløsninger gjør at organisasjonene må tilpasse prosessene sine i større grad og etableringsprosjektene skifter fokus til å omhandle utnyttelse av tilgjengelig funksjonalitet i løsningen. Mottakspartner© bidrar til å imøtekomme sky-paradokset og tilrettelegger for organisasjon- og prosessendring. 

Dagfinn fortsetter med å poengtere at skyløsningene leder til at det blir drevet organisatoriske endringsprosjekter mot standardiserte løsninger fremfor teknologiske endringsprosjekter mot løsninger med skreddersøm. Endringsprosjektene fokuserer derfor på roller, arbeidsmåter, verdikjeder og strukturer. Evne til å anvende den tilgjengelige teknologien og tilpasse organisasjonen er det som gir en organisasjon konkurransefortrinn og ikke nødvendigvis teknologien i seg selv. 

Avslutningsvis forteller Dagfinn om hva man trenger på kundesiden ved innføring av forretningsløsninger. Han nevner blant annet at man må ha en ordentlig mottaksorganisasjon som sørger for prosjektledelse, testledelse og ivaretagelse av leveransen. Videre må man også tilpasse organisasjonen til den nye løsningen gjennom endringsledelse, brukeradopsjon, nye roller og nytt ansvar. Som nevnt skaper ikke teknologien forretningsmessig verdi i seg selv og det er derfor helt avgjørende at organisasjonen jobber for å hente ut verdiene og å begynne dette arbeidet tidlig. Han forteller at Mottakspartner© støtter kunden med de tjenestene som er nødvendige for å hente ut verdier og gevinster samt trygge implementeringen og sikre at løsningen står seg i en større kontekst.

Paneldebatt

Etter presentasjonene ble webinaret avsluttet med en paneldebatt ledet av Harald Tellmann, der deltagende leverandører svarte på spørsmål stilt underveis, samt på diskusjonspunkter forberedt i forkant. Paneldebatten lar leverandørene svare spesifikt på konkrete problemstillinger og gir dem muligheten til å vise hvordan deres løsninger skiller seg fra de andre på markedet. Vi anbefaler på det sterkeste at du får med deg denne. Debatten starter litt over en time ut i videoopptaket. 

Vi takker leverandørene som bidro til å lage et spennende standup med godt innhold og spennende diskusjoner. Vi ser frem i mot neste digitale standup og håper å se deg der!